비즈니스 이메일 작성법

이메일은 자기의 업무, 자기의 비즈니스를 해 나가는데 가장 중요한 커뮤니케이션 수단이다. 지금은 간단한 의견교환에서부터 중요한 상담과 의사결정, 계약서 작성 등에 이르기까지 이메일을 활용한다. 따라서, 이메일은 목적에 맞고 짜임새 있게 잘 써야 한다. 

1. 이메일 작성시 주요 고려사항

내가 처음 회사에 입사했을 때만 해도 컴퓨터가 일반화되어 있지 않아서 선배들은 기안용지 등의 양식에 직접 손으로 쓰거나 타이핑 담당 직원들에게 부탁해서 문서를 작성했고, 입사한 지 얼마 안 되는 젊은 직원들은 막 보급되기 시작한 “글벗”이라는 이름의 워드프로세서 프로그램을 배워 문서를 작성했다. 비교적 거리가 먼 지점이나 해외지역, 그리고 외부 업체들과의 커뮤니케이션은 주로 텔렉스를 이용하고, 가까운 국내지역 사무실과는 정기적으로 순회하는 회사 차량을 통해 문서를 주고받았다. 

 

인터넷이 보편화된 지금은 빛의 속도로 서로 의사소통을 하고 문서가 왔다 갔다 한다. 회사나 비즈니스 관계에서 글로 하는 의사소통의 대부분은 이메일을 통해 이루어진다. 그만큼 이메일이 회사 생활이나 비즈니스의 적지 않은 부분을 차지하고 있고, 어떻게 이메일을 요령 있게 잘 쓰느냐 하는 것이 자신의 능력을 보이는데 큰 역할을 하고 있다. 

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하지만, 이메일을 주고받는 것이 일상화되다 보니 너무 쉽게 쓰거나 가볍게 생각하는 경향도 있다. 클릭 한 번이면 순식간에 상대방에게 전달되어 "빨리 빨리" 취향에 잘 맞아서 그런지 비즈니스와 관계된 내용인데도 미처 정돈되지 않은 상태에서 이메일이 오고 가는 경우가 많다. 이메일도 문서인데 지나치게 구어체로 쓴다거나, 절제되지 않은 감정적인 표현을 마구 쏟아 보내놓고 나중에 수습하지 못하기도 한다. 

 

이메일은 자기 업무, 자기 비즈니스의 중요한 부분이므로 생각을 잘 전달하기 위해 노력해야 하여, 목적에 따라 간결 명료하게 쓰는 습관을 들이는 것이 좋다. 초점이 없고 장황한 설명이나, 어법에 맞지 않는 문장 등은 자신의 이미지를 크게 훼손하는 것이다. 발송하기 전에는 반드시 전체 내용을 다시 한번 읽어 보고 잘못된 부분은 없는지, 전달하고자 하는 내용이 제대로 들어가 있는지 살펴보아야 커다란 실수를 하지 않는다. 

 

오자나 탈자의 경우, 요즈음에는 자동으로 지적해 주는 프로그램이 있기 때문에 예전보다 어렵지 않지만, 문맥에 맞게 논리적으로 내용을 구성하는 것은 개인의 실력으로 할 수밖에 없다. 가급적 읽는 사람이 편하게 문단을 구성하고, 줄 간격도 답답하거나 산만해지지 않도록 잘 맞추어 주는 것이 좋다. 같은 낱말을 계속 반복해서 쓰는 것도 어휘력이 부족하고 생각이 짧다는 인상을 주기 쉬우므로 피해야 한다. 

 

2. 실제 이메일 사례 검토

비교적 단순한 내용으로 되어 있는 아래의 이메일 사례를 보자. 

​괜찮은 대학을 졸업한 후 정부 산하기관에 근무하는 사람이 쓴 것이니 일부러 격이 떨어지는 예를 골라 가져온 것은 아니고, 보통 있을 수 있는 수준의 글이다. 언뜻 보면 내용을 파악하는데 별 문제가 없어 보이기도 하지만, 프로답게 쓰고자 한다면 고쳐야 할 곳이 꽤 많다. 프라이버시와 대외비에 관계된 부분을 피하기 위해 원문 중 일부는 가렸고, 밑줄과 번호는 설명의 편의상 추가한 것이다. 원으로 표시된 부분은 맞춤법이, 띄움표로 표시된 부분은 띄어쓰기가 잘못되었지만, 이제는 맞춤법 검사를 통해 거를 수 있다는 가정 하에 따로 설명하지는 않았다.

 

(실제 이메일 사례)

(1)  제목에는 보낸 사람을 쓰는 것이 아니라, 메일의 내용을 한 눈에 알아볼 수 있는 내용을 적어야 한다.

(2)  같은 이메일 안에 지방자치단체를 자치단체, 지자체 등으로 섞어 쓰고 있다. 한 가지로 통일해 쓰거나, 처음에는 지방자치단체로 쓰되 그 다음부터는 통상적으로 쓰는 지자체 등으로 통일해서 쓰는 것이 좋다.

(3)  토론회와 간담회도 명칭을 섞어 쓰고 있다. 정식 명칭으로 통일해야 한다.

(4)  우선 문장의 형식 면에서, “…있음”과 “…니다”, “..니다”, “…임” 등으로 표현 형식이 마구 바뀌기 때문에 매우 산만하고 어색하다.

(5)  그리고, 괄호 안에 (이번 토론회에는 적극 참여할 필요가 없을 것 같습니다)라는 생뚱맞은 문장을 넣어 놓았는데, 사실 이 내용은 논리상 바로 그 다음에 나오는 “…별다른 이슈는 나오지 않을 것으로 기대됩니다만...”과 이어지는 것이기 때문에 위치가 잘못되었다.   

(6)  감면 연장 필요성도 “지방세 감면 연장 필요성” 등으로 좀 더 명확히 해 주는 것이 좋다.

(7)  “△△△부에서 연안 여객선에 대한 지방세 감면 건의가 있을 예정으로 확인하였습니다”라는 부분은 같은 문장의 앞부분과 전혀 다른 내용을 언급하고 있는 것이기 때문에 문장을 나누어 주어야 한다. 문장 자체도 매우 어색하지만, 여기에서는 “…건의가 있을 예정”이라고 해 놓고, 동일한 내용을 구체적으로 설명한 그 다음 문장에서는 “…건의한 상태임”이라고 서술하고 있어 건의를 할 예정인지, 아니면 건의를 이미 했는지 알 수 없도록 되어 있다.  

(8)  취득세 “제외를” 건의하는 것이라기 보다는 “감면을” 건의하는 것이 정확한 표현이고,

(9)  부산이 감면이 필요하다고 보는 것은 “도서민 교통을 위해”서라기 보다는 “교통편의와 경제적 부담 완화를 위해”라고 표현함이 보다 정확할 것이다.

(10)  “증가되고”는 “증가하고”라고 함이 보다 알맞고,

(11)  “세수지역이 적은 도서지역에 세입감소로 반대입장임”이라는 문구는 띄어쓰기와 맞춤법도 틀리고, 문장 자체도 잘못 되었다. “세수가 적은 도서지역의 세입이 감소한다는 점을 들어 반대하는 입장임” 정도로 서술해야 한다.

(12)  “주민 수송이라기 보다는 여행객이 대부분 사용으로”라는 부분도 “주민보다 여행객들의 이용이 대부분이므로” 정도로 해야 자연스럽다.

(13)  “아무튼”이라고 갑자기 구어체를 쓴 것도 적절하지 않으며,

(14)  “이번 2차 토론회에서 △△△부 자료를 바탕으로 검토 후 판단 예정임”이라는 문장에서는 누가 검토하고 판단한다는 것인지가 명확하지 않다.

(15)  “…강구가 필요하다는 입장 등 지자체의 입장을 알려 드립니다”에서는 불필요하게 우회적인 표현과 동일한 단어를 반복하고 있다.

 

이상의 내용을 고려해서 메일의 전체 내용을 아래와 같이 재구성해 보았다. 글을 쓰는데 어느 하나의 정답이 있는 것은 아니므로, 좀 더 내용을 명확하게 전달한다는 관점이라고 이해하면 될 것 같다.

(상기의 실제 이메일을 재정리하여 본 사례)

비즈니스 이메일은 자신을 잘 보여줄 수 있는 거울과도 같다. 제대로 활용하면 비즈니스에 큰 도움이 되는데, 그러기 위해서는 전체적인 구성과 내용이 잘 빛을 낼 수 있도록 끊임없이 갈고 닦을 필요가 있다.